Как правило, тех, кто открывает свой первый ФЛП, больше всего пугает не само открытие, а постоянные дальнейшие задачи — налоги, отчетность, ЕСВ, возможные проверки. Хотя на самом деле, если выучить базовые правила и наладить простую систему учета, вести ФЛП самостоятельно – это совсем несложно.
Как шаг за шагом вести учет самому, в чем разница между бухгалтерией для ФЛП 2-й и 3-й групп, какие сервисы сэкономят время и что делать при проверке – делюсь в этой статье. Надеюсь, это поможет немного разобраться, как вести бухгалтерию ФЛП самостоятельно и придаст уверенности всем, кто только начинает свой путь предпринимательства.
Что включает в себя ведение ФЛП: от А до Я
Вести ФЛП самостоятельно – это не только платить налоги. Это целый комплекс действий, охватывающих финансовый, юридический и организационный учет, своевременную отчетность и сохранность первичных документов. Чтобы работать легально и без штрафов важно понимать все этапы процесса. А именно:
1. Регистрация и старт.
2. Учет доходов и расходов.
3. Налоги и взносы.
4. Отчетность.
5. Документы и взаимодействие с клиентами.
6. Вопросы применения кассовых аппаратов (РРО/ПРРО).
7. Контроль, планирование и закрытие ФЛП – при необходимости.
Регистрация и официальный старт
На самом старте «базой управления» есть электронный кабинет налогоплательщика на сайте Государственной налоговой службы и приложение ГНС – «Моя налоговая». Там можно видеть свои налоги и долги, подавать декларации и всевозможные выписки онлайн, а также получать уведомления от налоговой.
Чтобы зарегистрировать ФЛП, нужно подать заявление через ЦНАП или «Действие», затем выбрать группу единого налога в соответствии с деятельностью и ожидаемым годовым доходом, а уже после этого открыть отдельный банковский счет для ФЛП и получить КЭП — квалифицированную электронную подпись для представления отчетности и платежей в банковских сервисах.
Учет доходов и расходов
Главное для ФЛП – правильно фиксировать доход. В 2025 г. обязательная бумажная регистрация упростилась, но учет вести все равно нужно, чтобы иметь понятную систему фиксации доходов и расходов и первичные документы, такие как выписки, договоры, акты.
Среди вариантов учета можно выбрать самые доступные Excel/Google Sheets или онлайн-сервисы для ФЛП для автоматизации и формирования отчетов.
Следует фиксировать доход в день поступления на счет/карту – это дисциплинирует и облегчает сверки.
Налоги и взносы
Годовые лимиты дохода для пребывания на едином налоге в 2025 году следующие: 1 шая группа — 1 336 000 грн; 2 га группа - 6 672 000 грн; 3-я группа — 9 336 000 грн. Уплачивать налоги через мобильный банкинг – это очень просто и не занимает много времени: платежи сохраняются в истории, и можно настроить напоминание.
Как платят по группам
Единый социальный взнос (ЕСВ):
Минимальный размер единого социального взноса в 2025 году составляет 22% минимальной заработной платы (8 000 грн), а это 1 760 гривен в месяц. Обычно оплачивается ежеквартально, а именно до 20 числа месяца, следующего за кварталом. Для удобства можно вносить и ежемесячные взносы. База начисления имеет верхний предел. Для большинства людей с 1 января 2025 года максимальная база составляет 20 минимальных зарплат. Следовательно, максимальная месячная сумма составляет 35200 грн/месяц. Но есть важное уточнение: для отдельных категорий, например, военные, правительством установлено, что с 1 августа по 31 декабря 2025 максимальная база уменьшается до 15 минимальных заработных плат — то есть 120 000 грн, а максимальный ЕСВ в эти месяцы равен 26 400 грн. Поэтому при планировании крупных месячных выплат во второй половине 2025 нужно учитывать это изменение для соответствующих категорий.
Единый налог:
1-я группа платит фиксированную сумму, привязанную к прожиточному минимуму. Напомню, что в 2025 году в Украине установлены следующие официальные показатели прожиточного минимума: на одного человека в целом — 2 920 грн., для детей до 6 лет — 2 563 грн., для детей от 6 до 18 лет — 3 196 грн., для трудоспособных лиц — 3 028 грн. для лиц, потерявших трудоспособность - 2 361 грн.
2-ая группа платит фиксированную сумму, привязанную к минимальной заработной плате, максимально - до 20% от минимальной заработной платы. В 2025 году это составляет 1600 грн/мес. при максимальной ставке. Конкретная сумма может быть установлена органом местного самоуправления в пределах дозволенного максимума.
3-я группа платит процент от дохода: 5% (без НДС) или 3% + НДС (при условии регистрации плательщиком НДС).
Военный сбор:
Для 1-й, 2-й и 4-й групп установлен фиксированный платеж, который определяется как 10% от минимальной заработной платы, установленной на 1 января года (в 2025 году это 8000 грн/месяц);
Для 3-й группы – военный сбор уплачивается 1% от дохода (по итогам отчетного периода).
НДС:
Если ФЛП зарегистрирован плательщиком НДС, налог и отчетность по НДС — ежемесячные обязательства.
Отчетность
Подавать декларации и отчеты можно как через электронный кабинет налогоплательщика, так и через различные налоговые сервисы типа Taxer. 1-ая и 2-ая группы представляет годовую отчетность по правилам выбранной группы; 3-я группа представляет декларацию плательщика единого налога — ежеквартально. Срок подачи обычно до 40 календарных дней после окончания квартала.
Плательщики НДС представляют ежемесячные декларации по НДС, а при закрытии ФЛП представляется финальная ликвидационная отчетность.
Документы и работа с клиентами
Чтобы вести ФЛП самостоятельно, следует иметь базовый архив: договоры и акты, выписки из банка, квитанции об уплате налогов. Все это можно хранить даже в Google Drive или пользоваться специальными сервисами типа ВЧАСНО, где можно производить удаленное подписание сделок в электронном виде и архивирование документов. Это удобно: документы не теряются и всегда доступны. Но на всякий случай следует хранить и оригиналы основных документов.
Хранить первичные документы необходимо минимум три года, а иногда даже больше — все зависит от деятельности и требований контролирующих органов.
Применение кассовых аппаратов
Вопрос применения кассовых аппаратов (регистраторов расчетных операций (РРО), программных РРО (ПРРО)) часто формулируется слишком однозначно. Но объясню подробнее:
ФЛП 1-й группы имеют право их не применять, хотя есть и исключения — все зависит от вида деятельности; для 2-й и 3-й группы использование кассовых аппаратов может быть обязательным в зависимости от вида деятельности, способа расчета (наличные/безналичные) и других критериев.
Есть отдельные исключения по Кодексу и разъяснениям налоговой, поэтому, когда возникают сомнения, лучше проверить конкретный кейс или проконсультироваться с бухгалтером.
Контроль и планирование
Для автоматизации учета и напоминаний можно использовать таблицы или онлайн-сервисы. Чтобы избегать кассовых разрывов, следует планировать налоговые платежи по месяцам. Необходимо следить за изменениями законодательства: лимиты, сроки и правила могут меняться каждый год.
Еще один немаловажный момент: следите за организационными изменениями в структуре налоговых органов, которые, например, недавно прошли в Киеве (объединение районных налоговых), чтобы правильно по месту платить налоги. Также постоянно перевейте номера счетов, которые налоговые службы часто меняют. Чтобы налоговые платежи не застряли на транзитных счетах и не появилось налоговых задолженностей.
Как закрыть ФОП
Если есть необходимость закрыть ФЛП, можно подать заявление через ЦНАП или «Действие», выполнить все финальные расчеты и обязательно подать ликвидационную отчетность, закрыть банковский счет и сохранить документы на случай дальнейших проверок. Закрытие ФЛП будет разрешено только после налоговой проверки и только при отсутствии налоговой задолженности.
Как видите, вести ФЛП самостоятельно – реально, если систематизировать процесс и пользоваться современными инструментами: Э кабинетом, онлайн сервисами, мобильным банкингом и облачными архивами. При сложных налоговых или отраслевых вопросах лучше обратиться к специалисту, но базовую бухгалтерию и отчеты можно выполнять собственноручно.
