Як правило, тих, хто відкриває свій перший ФОП, найбільше лякає не саме відкриття, а постійні подальші задачі — податки, звітність, ЄСВ, можливі перевірки. Хоча насправді, якщо вивчити базові правила і налагодити просту систему обліку, вести ФОП самостійно — це зовсім нескладно.
Як крок за кроком вести облік самому, у чому різниця між бухгалтерією для ФОП 2-ї і 3-ї груп, які сервіси зекономлять час і що робити при перевірці — ділюся у цій статті. Сподіваюсь, це допоможе трішки розібратися, як вести бухгалтерію ФОП самостійно та додасть впевненості усім, хто лише починає свій шлях підприємництва.
Що включає ведення ФОП: від А до Я
Вести ФОП самостійно — це не лише сплачувати податки. Це цілий комплекс дій, які охоплюють фінансовий, юридичний та організаційний облік, своєчасну звітність і збереження первинних документів. Щоб працювати легально і без штрафів, важливо розуміти всі етапи процесу. А саме:
1. Реєстрація і старт.
2. Облік доходів і витрат.
3. Податки та внески.
4. Звітність.
5. Документи і взаємодія з клієнтами.
6. Питання застосування касових апаратів (РРО / ПРРО).
7. Контроль, планування та закриття ФОП — за потреби.
Реєстрація та офіційний старт
На самому старті «базою управління» є електронний кабінет платника податків на сайті Державної податкової служби та застосунок ДПС – «Моя податкова». Там можна бачити свої податки й борги, подавати декларації та різноманітні виписки онлайн, а також отримувати повідомлення від податкової.
Щоб зареєструвати ФОП, потрібно подати заяву через ЦНАП або «Дію», потім обрати групу єдиного податку відповідно до діяльності та очікуваного річного доходу, а вже після цього відкрити окремий банківський рахунок для ФОП та отримати КЕП — кваліфікований електронний підпис — для подання звітності та здійснення платежів у банківських сервісах.
Облік доходів і витрат
Головне для ФОП — правильно фіксувати дохід. У 2025 році обов’язкова паперова реєстрація спростилась, але облік вести все одно потрібно, щоб мати зрозумілу систему фіксації доходів і витрат та первинні документи, такі як виписки, договори, акти.
Серед варіантів обліку можна обрати найдоступніші Excel/Google Sheets або онлайн-сервіси для ФОП для автоматизації та формування звітів.
Варто фіксувати дохід у день надходження на рахунок/картку — це дисциплінує й полегшує звірки.
Податки та внески
Річні ліміти доходу для перебування на єдиному податку у 2025 році є такими: 1 ша група — 1 336 000 грн; 2 га група — 6 672 000 грн; 3 я група — 9 336 000 грн. Сплачувати податки через мобільний банкінг — це дуже просто і не займає багато часу: платежі зберігаються в історії, і можна налаштувати нагадування.
Як платять за групами
Єдиний соціальний внесок (ЄСВ):
Мінімальний розмір єдиного соціального внеску у 2025 році складає 22% від мінімальної заробітної плати (8 000 грн), а це 1 760 гривень на місяць. Зазвичай сплачується щокварталу, а саме до 20 числа місяця, що настає за кварталом. Для зручності можна робити й щомісячні внески. База нарахування має верхню межу. Для більшості осіб з 1 січня 2025 року максимальна база складає 20 мінімальних зарплат. Отже, максимальна місячна сума складає 35 200 грн/місяць. Але є важливе уточнення: для окремих категорій, наприклад, військові, урядом встановлено, що з 1 серпня по 31 грудня 2025 року максимальна база зменшується до 15 мінімальних заробітних плат— тобто 120 000 грн, а максимальний ЄСВ у ці місяці дорівнює 26 400 грн. Тому при плануванні великих місячних виплат у другій половині 2025 року потрібно враховувати цю зміну для відповідних категорій.
Єдиний податок:
1-ша група сплачує фіксовану суму, прив’язана до прожиткового мінімуму. Нагадаю, що у 2025 році в Україні встановлені такі офіційні показники прожиткового мінімуму: на одну особу загалом — 2 920 грн., для дітей до 6 років — 2 563 грн., для дітей від 6 до 18 років — 3 196 грн., для працездатних осіб — 3 028 грн. для осіб, які втратили працездатність — 2 361 грн.
2-га група сплачує фіксовану суму, прив’язану до мінімальної заробітної плати, максимально — до 20% від мінімальної заробітної плати. У 2025 році це складає 1600 грн/міс. при максимальній ставці. Конкретна сума може бути встановлена органом місцевого самоврядування в межах дозволеного максимуму.
3-я група сплачує відсоток від доходу: 5% (без ПДВ) або 3% + ПДВ (за умови реєстрації платником ПДВ).
Військовий збір:
Для 1-ї, 2-ї та 4-ї груп встановлено фіксований платіж, який визначається як 10% від мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня року (у 2025 році це 8000 грн/місяць);
Для 3-ї групи — військовий збір сплачується 1% від доходу (за підсумками звітного періоду).
ПДВ:
Якщо ФОП зареєстрований платником ПДВ, податок і звітність з ПДВ — щомісячні зобов’язання.
Звітність
Подавати декларації і звіти можна як через Електронний кабінет платника податків, так і через різноманітні податкові сервіси типу Taxer. 1 ша та 2 га групи подає річну звітність за правилами обраної групи; 3 я група подає декларацію платника єдиного податку — щокварталу. Термін подачі — зазвичай до 40 календарних днів після закінчення кварталу.
Платники ПДВ подають щомісячні декларації з ПДВ, а при закритті ФОП подається фінальна ліквідаційна звітність.
Документи і робота з клієнтами
Щоб вести ФОП самостійно, варто мати базовий архів: договори та акти, виписки з банку, квитанції про сплату податків. Все це можна зберігати навіть у Google Drive чи користуватися спеціальними сервісами типу ВЧАСНО, де можна проводити віддалене підписання угод в електронному вигляді та архівування документів. Це зручно: документи не губляться й завжди доступні. Але про всяк випадок варто зберігати і оригінали основних документів.
Зберігати первинні документи необхідно мінімум три роки, а інколи навіть більше — усе залежить від виду діяльності та вимог контролюючих органів.
Застосування касових апаратів
Питання застосування касових апаратів (реєстраторів розрахункових операцій (РРО), програмних РРО (ПРРО)) часто формулюється надто однозначно. Але поясню детальніше:
ФОП 1-ї групи мають право їх не застосовувати, хоча є й винятки — усе залежить від виду діяльності; для 2 ї і 3 ї групи використання касових апаратів може бути обов’язковим залежно від виду діяльності, способу розрахунку (готівка/безготівка) та інших критеріїв.
Є окремі винятки за Кодексом та роз’ясненнями податкової — тому, коли виникають сумніви, краще перевірити конкретний кейс або проконсультуватися із бухгалтером.
Контроль і планування
Для автоматизації обліку й нагадувань можна використовувати таблиці або онлайн сервіси. Щоб уникати касових розривів, варто планувати податкові платежі за місяцями. Необхідно слідкувати за змінами законодавства: ліміти, строки та правила можуть змінюватися щороку.
Ще один важливий момент: слідкуйте за організаційними змінами в структурі податкових органів, які, приміром, нещодавно відбулися у Києві (об’єднання районних податкових), щоб правильно по місцю сплачувати податки. А також постійно перевійте номера рахунків, які податкові служби нерідко міняють. Щоб податкові платежі на застрягли на транзитних рахунках і не з’явилось податкових заборгованостей.
Як закрити ФОП
Якщо є потреба закрити ФОП, то можна подати заяву через ЦНАП або «Дію», виконати усі фінальні розрахунки й обов’язково подати ліквідаційну звітність, закрити банківський рахунок та зберегти документи на випадок подальших перевірок. Закриття ФОПу буде дозволено лише після податкової перевірки й тільки за умови відсутності податкової заборгованості.
Як бачите, вести ФОП самостійно — реально, якщо систематизувати процес та користуватися сучасними інструментами: Е‑кабінетом, онлайн‑сервісами, мобільним банкінгом та хмарними архівами. У разі складних податкових або галузевих питань краще звернутися до спеціаліста, але базову бухгалтерію й звіти можна виконувати власноруч.
