Каждый день, который мы посвящаем работе, имеет значение, потому что именно из него состоит страховой стаж, а значит, и будущая пенсия. В Украине уже действует электронный учет трудовой деятельности, а переходный период для внесения бумажных трудовых книжек в реестр истекает немного дольше, чем за месяц, — 10 июня 2026 года. После этой даты данные в электронном формате станут основным источником учета, так что откладывать оцифровку точно не стоит.
Что нужно знать об оцифровке трудовой книжки
Оцифрование трудовой книжки — перевод бумажных записей о работе в электронный формат, чтобы сведения хранились в реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины. Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме» прямо определяет, что учет трудовой деятельности ведется в электронной форме, а бумажная трудовая книжка сохраняет значение прежде всего как документ для отдельных случаев и в первую очередь как документ для отдельных случаев.
Отмечу один важный момент: если трудовую книжку не оцифровать в дедлайн, сам стаж не исчезает. Однако когда придет время оформлять пенсию, подтверждать старые периоды работы может быть сложнее, особенно если речь идет о стаже до 1 января 2004 года, который подтверждается записями в бумажной трудовой книжке.
Зачем электронная трудовая книжка и как ею пользоваться
Электронная трудовая книжка необходима, прежде всего, для удобства и безопасности. Она уменьшает риск потери или повреждения бумажного документа, упрощает доступ к данным о работе онлайн и делает процедуры, связанные с пенсией и другими более быстрыми выплатами. Через электронный кабинет на портале ПФУ можно проверить данные, получить справку о стаже и при необходимости добавить документы для уточнения информации.
Фактически это означает, что твоя трудовая история не лежит в твоем шкафу в единственном экземпляре. Она доступна в цифровом виде, следовательно, независимо от твоего местоположения, можно контролировать, все ли записи внесены правильно. Это особенно важно перед выходом на пенсию или при проверке стажа.
Кто должен оцифровать бумажную трудовую книжку
Если ты сейчас работаешь, тебе повезло: обязанность подать сканкопию твоей трудовой книжки в Пенсионный фонд Украины лежит прежде всего на работодателю. Трудовые книги работников, которые были приняты на работу до 10.06.2021, хранят у себя. Именно твой работодатель должен обеспечить сканирование и передачу документов в Пенсионный фонд до 10 июня 2026 года.
В то же время, работник не остается без вариантов: если работодатель этого не сделал, человек может подать сканкопии самостоятельно через вебпортал электронных услуг ПФУ. Это удобно еще и потому, что подать документы можно из любого места, где есть доступ в интернет и КЭП.
Как оцифровать трудовую книжку самостоятельно
Самостоятельная оцифровка происходит через вебпортал ПФУ.
Как это сделать:
- необходимо зайти в личный кабинет с помощью квалифицированной электронной подписи, в разделе «Коммуникации по ПФУ»
- выбрать «Сведения о трудовых отношениях»,
- заполнить общие данные,
- дать согласие на обработку персональных данных,
- прикрепить сканкопии и
- подписать заявление. Результат обработки можно просмотреть в разделе «Мои обращения».
Следует подавать сканы всех заполненных страниц в хронологическом порядке. Копии должны быть четкими в цвете со всеми реквизитами и записями о трудовом стаже. Обычно они загружаются в формате JPG или PDF. Обрати внимание: файл должен быть качественным, а страницы разборчивыми.
Что будет, если не оцифровать книжку
Если данные о работе до 2004 года не попадут в реестр вовремя, это означает больше ручной работы при назначении пенсии. В таком случае тебе, скорее всего, придется отдельно предоставлять бумажную трудовую книжку или другие подтверждающие документы.
И если бумажная книжка потеряется или повредится, восстанавливать стаж будет гораздо сложнее. Именно поэтому оцифровка выгодна именно тебе — помогает защитить данные и упростить будущее оформление пенсии.
Оцифровка трудовой книжки – это способ сохранить свою трудовую историю в безопасном и удобном формате. Если твои бумажные записи еще не внесены в электронный реестр, лучше сделай это уже сейчас. Так ты избежишь лишних хлопот в будущем, а при назначении пенсии не придется срочно искать старые документы. И тогда твой выход на пенсию будет приятным и без забот.
