Как создать финансовый резерв для малого бизнеса?

После первых успехов предприниматели часто направляют все свободные средства на развитие бизнеса: закупки товаров, оборудование, маркетинг, расширение команды. И даже прибыльная компания может столкнуться с ситуацией, когда задержка платежа от клиента, сезонное падение спроса или непредвиденные расходы создают дефицит средств для текущих расчетов.

Именно для таких ситуаций бизнесу требуется финансовый резерв. В этой статье я расскажу, как определить его оптимальный размер, системно сформировать резервный фонд и организовать хранение средств так, чтобы они оставались доступными в нужный момент.

Положительный остаток на текущем счете в конце месяца еще не означает, что у компании есть достаточный финансовый запас. Операционные средства, используемые для ежедневных расчетов, и финансовый резерв выполняют разные функции.

Финансовый резерв — заранее сформированный запас ликвидных средств, предназначенный для покрытия обязательных расходов компании в случае непредвиденных обстоятельств, временного сокращения поступлений или возникновения кассового разрыва.

Это не бюджет на расширение бизнеса, приобретение оборудования или выплату бонусов. Главная задача резерва – поддержать непрерывность работы компании, когда текущего денежного потока недостаточно.

Наличие финансового резерва дает бизнесу несколько важных преимуществ:

• Непрерывность базовых действий. Компания может своевременно выплачивать заработную плату, аренду, налоги и выполнять другие критические обязательства даже при задержке платежей от клиентов.
• Сохранение деловой репутации. Своевременное исполнение финансовых обязательств помогает оставаться надежным партнером для поставщиков, клиентов и других контрагентов.
• Больше свободы в управленческих решениях. Финансовая подушка уменьшает зависимость от срочного привлечения внешнего финансирования и дает бизнесу больше времени для принятия взвешенных решений.

Достаточный уровень ликвидности помогает избежать ситуаций, когда компания вынуждена срочно искать финансирование только для покрытия текущих расходов.

Когда продажи растут, ассортимент расширяется, а клиенты своевременно оплачивают счета, формирование резерва может показаться второстепенным заданием. Возникает логичный вопрос: зачем оставлять часть средств в резерве, если их можно направить в оборот и получить дополнительную прибыль?

Однако именно период стабильного денежного потока наиболее благоприятен для постепенного формирования финансовой подушки. Во время кризиса или резкого сокращения поступлений накапливать резерв гораздо сложнее.

Финансовый запас в стабильные периоды дает бизнесу дополнительные возможности.

Более сильная позиция на переговорах. Наличие запаса ликвидности позволяет компании не соглашаться на невыгодные условия только из-за временного дефицита средств.

Возможность пользоваться рыночными возможностями. При наличии достаточного запаса ресурсов бизнес может быстрее реагировать на изменения рынка, например, воспользоваться выгодным предложением поставщика или инвестировать в перспективное направление.

Время адаптации. Если меняется спрос, технологии или условия работы на рынке, резерв дает компании время для перестройки бизнес-процессов без необходимости принимать поспешные финансовые решения.

Универсальной суммы, которая бы подходила каждому бизнесу, не существует. Размер резерва целесообразно определять прежде всего исходя из обязательных ежемесячных операционных расходов и периода, в течение которого компания хотела бы иметь возможность покрывать их собственными средствами при существенном сокращении поступлений.

К таким расходам могут относиться:

• минимальный фонд оплаты труда ключевого персонала;
• аренда офиса, склада или торговой точки;
• коммунальные услуги, связь, интернет и необходимо программное обеспечение;
• налоговые платежи;
• платежи по кредитам и лизингу;
• базовые расходы по охране и обслуживанию помещений;
• другие расходы, без которых компания не может поддерживать операционную деятельность.

Ориентировочный срок покрытия операционных расходов

Эти значения ориентирами, а не универсальным нормативом. Фактический размер финансового резерва зависит от специфики компании, сезонности, стабильности поступлений, длительности операционного цикла, структуры клиентов и других факторов.

Например, если обязательные ежемесячные расходы компании составляют 200 тыс. грн, резерв на три месяца будет равен 600 тыс. грн, а на шесть - 1,2 млн грн. Так компания получает конкретную финансовую цель, к которой можно двигаться постепенно.

Формирование финансовой подушки должно быть системным. Рассчитывать только на денежные средства, которые случайно останутся на счете в конце месяца, недостаточно.

1. Проанализируй cash flow компании. Прежде всего, стоит оценить cash flow — фактические поступления и выплаты компании во времени. Бухгалтерская прибыль и наличие денег на счете — не одно и то же. К примеру, компания может отгрузить товар на 300 тыс. грн с отсрочкой платежа на 30 дней. Продажа уже состоялась, но фактическое поступление средств ожидается только через месяц. Конкретно такие разрывы между поступлениями и платежами могут создавать недостаток ликвидности. Как распознать кассовый разрыв и не допустить дефицита средств, читай в отдельном материале Unex Bank. Поэтому целесообразно проанализировать движение средств как минимум за несколько предыдущих месяцев, а для сезонного бизнеса — за год. Это поможет определить периоды наибольшей нагрузки на ликвидность.
2. Определи обязательные ежемесячные расходы. Рассчитай минимальную сумму, необходимую для поддержки работы компании в течение одного месяца. Отдельно следует пересмотреть структуру затрат. Неэффективные подписки, излишние банковские сервисы, невыгодные условия логистики либо другие регулярные издержки могут незаметно увеличивать потребность бизнеса в оборотном капитале. Оптимизация таких расходов позволяет часть средств направить на формирование резерва.
3. Определи целевой размер резерва. Умножь сумму обязательных ежемесячных расходов на количество месяцев, которые компания планирует покрывать собственным резервом. Не обязательно формировать всю сумму сразу. Гораздо важнее определить цель и регулярно приближаться к ней.
4. Регулярно направляй часть средств в резерв. Основной принцип – формировать резерв системно, а не по остаточному принципу. Компания может определить фиксированную долю прибыли или денежных поступлений, регулярно направляемую в резервный фонд. Конкретный размер такой доли зависит от финансового цикла, рентабельности, сезонности и потребности бизнеса в оборотных средствах. К примеру, бизнес может ежемесячно перечислять определенную часть прибыли на отдельный счет или автоматически направлять небольшой процент от поступлений в резерв. Главное – регулярность.
5. Периодически просматривай целевой размер резерва. Бизнес меняется: растет команда, увеличивается арендная площадь, появляются новые кредитные обязательства или структура расходов. Поэтому размер финансового резерва следует пересматривать, по меньшей мере, раз в пол года, а также после существенных изменений в бизнес-модели.

Финансовый резерв должен удовлетворять двум основным критериям: сохранение средств и доступность в нужный момент.

В то же время, хранить весь резерв на операционном счете не всегда целесообразно. Часть денег может потребоваться немедленно, а другая — только в случае продолжительного сокращения поступлений.

Поэтому резерв можно условно поделить на несколько уровней ликвидности.

Такое распределение является ориентировочной моделью. Структура резерва должна учитывать финансовый цикл конкретной компании и сроки, в течение которых может потребоваться доступ к средствам. Не путай резервный фонд и оборотные средства. Оборотные средства — это ресурсы, обеспечивающие ежедневную работу компании: закупку сырья и товаров, формирование запасов, авансы поставщикам, расчеты с клиентами и т.п. Они постоянно находятся в движении: деньги превращаются в товар или запасы, затем — в дебиторскую задолженность и в конце концов снова возвращаются в денежную форму.

Даже если компания регулярно откладывает средства, некоторые решения могут снизить эффективность резерва.

1. Смешивание личных средств и счета бизнеса. Особенно актуально это для ФЛП и малого бизнеса. Если личные сбережения постоянно используются для финансирования бизнеса, а средства бизнес-счета — для частных расходов, оценить реальное финансовое состояние предпринимательской деятельности становится сложнее.
2. Использование резерва для преждевременных инвестиций. Средства резервного фонда не следует автоматически воспринимать как свободный бюджет на приобретение нового оборудования, автомобиля или расширение команды. Для развития бизнеса целесообразно формировать отдельный инвестиционный бюджет.
3. Ориентация на доходность вместо ликвидности. Главная задача резерва — не максимизировать прибыль, а обеспечить доступность средств в момент, когда они требуются бизнесу. Поэтому выбор инструментов с высокой потенциальной доходностью, но значительным риском или ограниченной ликвидностью может противоречить самой цели резервного фонда.
4. Отсутствие регулярного просмотра размера резерва. По мере развития бизнеса изменяются фонд оплаты труда, аренда, налоги и другие обязательные расходы. Резерв, которого было достаточно год назад, сегодня может покрывать более короткий период работы компании.

Финансовый резерв — это не просто сумма на счете, а часть системы управления ликвидностью компании. Он помогает малому бизнесу выполнять обязательства, более спокойно проходить периоды нестабильности и уменьшать зависимость от срочного внешнего финансирования.

В то же время, резерв должен оставаться достаточно ликвидным. Это не значит, что все деньги нужно постоянно держать на текущем счете.

В зависимости от того, как скоро компании может потребоваться доступ к деньгам, резерв можно распределить между средствами для ежедневных операций и частью, которую временно не планирует использовать бизнес. Для ежедневных расчетов Unex Bank предлагает счета для бизнеса и расчетно-кассовое обслуживание.

Часть временно свободных средств бизнес может размещать на депозитах, выбирая срок и условия в соответствии со своим финансовым циклом и потребностью в ликвидности. В частности, для этого можно рассмотреть депозит «Бизнес» и депозит «Максимум».

Главный принцип прост: финансовый резерв должен быть достаточным для поддержания стабильности бизнеса, доступным в нужный момент и структурированным в соответствии с реальными потребностями компании

Выбирай инструменты, которые отвечают потребностям твоего бизнеса, и формируй финансовый резерв так, чтобы средства оставались доступными и работали на развитие компании.