Все про загальну систему оподаткування: чистий дохід, ПДФО та ЄСВ у 2026 році

Більшість підприємців-початківців в Україні автоматично обирають спрощену систему — той самий «єдиний податок». Коли бізнес перестає відповідати умовам спрощеної системи або підприємцю стає невигідно сплачувати податок із усього доходу, він може перейти на загальну систему оподаткування.

Для багатьох підприємців загальна система оподаткування асоціюється зі складнішим обліком і звітністю. Проте в окремих випадках вона може бути вигіднішою за спрощену систему.

У цій статті розберемо, як визначити чистий дохід, які витрати можна врахувати, які податки сплачує ФОП на загальній системі та на що звернути увагу у 2026 році. 

Загальна система оподаткування може бути доцільною для тебе, якщо:

1. У тебе низька маржинальність або високі витрати. Наприклад, ти займаєшся оптовою торгівлею, де заробляєш лише 5-10% на різниці цін, або виробництвом, де вартість сировини та комплектуючих становить 80-90% від фінальної ціни продажу. На спрощеній системі податок для ФОП 3-ї групи розраховується від доходу, а не від прибутку, тому великі витрати можуть істотно впливати на реальне податкове навантаження.
2. Твій вид діяльності обмежений законодавством. Деякі сфери, як-от видобуток корисних копалин, операції з підакцизними товарами (алкоголь, тютюн) або певні види фінансового посередництва, просто не мають права на спрощенку.
3. Ти масштабуєшся. Коли твої річні доходи перевищують ліміт 3-ї групи єдиного податку (10 091 049 грн), залежно від ситуації застосовуються правила переходу на іншу групу або загальну систему.

Якщо ти — ФОП на загальній системі оподаткування, твій головний професійний обов’язок змінюється: від простого контролю виторгу ти переходиш до ведення детального управлінського та податкового обліку. Тут уже не вийде просто фіксувати суми, що надійшли на рахунок чи в касу. Тобі потрібно чітко і педантично розділяти прихід та витрати.

Основні характеристики системи:

• Немає обмежень щодо кількості найманих працівників — кількість найманих працівників не обмежується.
• Немає лімітів по доходу — законодавство не встановлює обмежень щодо розміру доходу.
• Звітність — річна декларація про майновий стан і доходи; якщо ФОП є податковим агентом, додатково подається Податковий розрахунок.

Пам’ятай, що господарські операції та витрати мають бути належним чином підтверджені первинними документами — зокрема накладними, актами, розрахунковими документами тощо. Для визначення ПДФО та військового збору враховується чистий оподатковуваний дохід — дохід за мінусом дозволених законодавством витрат. Проте май на увазі: за загальним правилом, якщо твій сукупний обсяг оподатковуваних операцій з постачання товарів/послуг за останні 12 календарних місяців перевищив 1 млн грн без ПДВ, виникає обов’язок зареєструватися платником ПДВ.

Загальна система оподаткування ФОП передбачає сплату податків з чистого оподатковуваного доходу. Що це означає? Чистий оподатковуваний дохід — ключовий показник, від якого залежить сума податків. Формула виглядає так: 

Оподатковуваний дохід = загальний дохід (без суми ПДВ, якщо ФОП є платником ПДВ) - документально підтверджені витрати, пов’язані з діяльністю. 

На практиці є кілька важливих нюансів. Для визначення доходу ФОП на загальній системі застосовується касовий метод: дохід фіксується в той самий момент, коли гроші реально надійшли на твій рахунок або в касу. Наприклад, якщо товар відвантажений у грудні, а гроші прийшли у січні — це дохід січня.

Також діє принцип відповідності: у законі сказано про витрати, безпосередньо пов’язані з отриманням доходу від господарської діяльності, і вони мають бути підтверджені документами про оплату. Документально підтверджені витрати враховуються під час визначення чистого оподатковуваного доходу відповідно до вимог Податкового кодексу.

Це найважливіший розділ для будь-якого бізнесмена, адже саме витрати ФОП на загальній системі є тим важелем, який дозволяє зменшити оподатковуваний дохід у межах правил, передбачених законодавством.

Відповідно до статті 177 Податкового кодексу, до витрат можна віднести:

• Матеріальні витрати — закупівлі товару, сировини, палива.
• Операційні витрати — оренда офісів, складів, оплата комунальних послуг.
• Фонд оплати праці — зарплата працівників та нарахований на неї ЄСВ.
• Сервісні витрати — реклама, послуги зв’язку, банківське обслуговування.
• Амортизація — витрати на амортизацію основних засобів та нематеріальних активів у випадках і порядку, передбачених законодавством.

До витрат можна включати не будь-які бізнес-витрати, а лише ті, що безпосередньо пов’язані з отриманням доходу, передбачені ПКУ та підтверджені документами. Важливо пам'ятати, усі витрати мають бути належним чином підтверджені первинними документами. Документи мають бути оформлені належним чином і підтверджувати факт здійснення та оплату витрати. Помилки або відсутність необхідних реквізитів можуть стати підставою для неврахування витрат під час визначення оподатковуваного доходу.

Твоє податкове навантаження базується на актуальній мінімальній заробітній платі, яка у 2026 році становить 8 647 грн. Давай чітко розберемо ставки (що саме ти платиш) та терміни сплати (коли саме це робити). 

Підприємець на загальній системі зобов’язаний сплачувати: 

• ПДФО — 18% від чистого оподатковуваного доходу (дохід мінус витрати).
• Військовий збір — 5% від чистого оподатковуваного доходу (сплачується разом з ПДФО).
• ЄСВ для ФОП на загальній системі становить 22% від бази нарахування, якою є сума доходу (прибутку), що підлягає оподаткуванню. За відсутності доходу (прибутку) за відповідний місяць обов’язку сплачувати мінімальний ЄСВ за себе немає.

Для ФОП на загальній системі авансові платежі з ПДФО сплачуються за І, ІІ та ІІІ квартали, а за IV квартал аванс не розраховується і не сплачується. Річну декларацію ФОП подає до 1 травня року, що настає за звітним, а задекларовані ПДФО та військовий збір сплачуються протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації. ЄСВ для ФОП на загальній системі становить 22% від бази нарахування, яка визначається з урахуванням чистого доходу (прибутку). За відсутності доходу (прибутку) обов’язок сплачувати мінімальний ЄСВ за такий місяць не виникає. За бажанням підприємець може сплатити ЄСВ добровільно.

ПДФО, військовий збір та ЄСВ сплачуються окремими платежами на відповідні рахунки. Якщо останній день сплати припадає на вихідний або свято — переноситься на перший робочий день.

• ПДФО: 10 000 × 18% = 1 800 грн
• Військовий збір: 10 000 × 5% = 500 грн
• ЄСВ:10 000 × 22% = 2 200 грн.

У цьому прикладі загальна сума податкових платежів становить 4 500 грн.

ЄСВ для ФОП на загальній системі розраховується окремо відповідно до фактичної бази нарахування та правил, що діють для підприємця.

Якщо ти — ФОП на загальній системі без доходу за певний місяць, ти не платиш ПДФО та військовий збір. Щодо ЄСВ: за відсутності доходу (прибутку) обов’язок сплачувати мінімальний ЄСВ за такий місяць не виникає. 

Тобі необхідно вести облік доходів і витрат у порядку, визначеному законодавством. Що саме:

• Річна декларація про майновий стан і доходи — подається до 1 травня наступного року.
• Якщо ФОП має найманих працівників або виплачує доходи іншим фізособам, він як податковий агент подає Податковий розрахунок щокварталу з розбивкою за місяцями кварталу. Відомості про ЄСВ, нарахований ФОП за себе, зазначаються у Додатку ЄСВ 1 до річної декларації про майновий стан і доходи.

Використовуй електронний кабінет платника податків, щоб уникнути помилки в обліку.

Уявімо, що ФОП отримав 1 000 000 грн доходу, а документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю, становили 950 000 грн. Тоді чистий оподатковуваний дохід дорівнює 50 000 грн.

Для порівняння:

3-я група без ПДВ:

1 000 000 × 5% = 50 000 грн єдиного податку

1 000 000 × 1% = 10 000 грн військового збору

Разом — 60 000 грн, без урахування ЄСВ.

Загальна система:

50 000 × 18% = 9 000 грн ПДФО

50 000 × 5% = 2 500 грн військового збору

Разом — 11 500 грн, без урахування ЄСВ.

Отже, загальна система може бути економічно вигіднішою для бізнесу, який має значну частку документально підтверджених витрат. Водночас остаточне податкове навантаження залежить від структури доходів і витрат, а також інших обов’язкових платежів.