Кожен день, який ми присвячуємо роботі, має значення, бо саме з нього складається страховий стаж, а отже — і майбутня пенсія. В Україні вже діє електронний облік трудової діяльності, а перехідний період для внесення паперових трудових книжок до реєстру спливає трохи довше, ніж за місяць, — 10 червня 2026 року. Після цієї дати дані в електронному форматі стануть основним джерелом обліку, тож відкладати оцифрування точно не варто.
Що потрібно знати про оцифрування трудової книжки
Оцифрування трудової книжки — це переведення паперових записів про роботу в електронний формат, щоб відомості зберігалися в реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» прямо визначає, що облік трудової діяльності ведеться в електронній формі, а паперова трудова книжка зберігає значення насамперед як документ для окремих випадків і для підтвердження даних, яких ще немає в реєстрі.
Зазначу один важливий момент: якщо трудову книжку не оцифрувати до дедлайну, сам стаж не зникає. Проте коли настане час оформлювати пенсію, підтверджувати старі періоди роботи може бути складніше, особливо якщо йдеться про стаж до 1 січня 2004 року, який підтверджується саме записами в паперовій трудовій книжці.
Навіщо електронна трудова книжка і як нею користуватися
Електронна трудова книжка потрібна насамперед для зручності та безпеки. Вона зменшує ризик втрати або пошкодження паперового документа, спрощує доступ до даних про роботу онлайн і робить процедури, пов’язані з пенсією та іншими виплатами, швидшими. Через електронний кабінет на порталі ПФУ можна перевірити дані, отримати довідку про стаж і, за потреби, додати документи для уточнення інформації.
Фактично це означає, що твоя трудова історія не лежить у твоїй шафі в єдиному примірнику. Вона доступна в цифровому вигляді, а отже, незалежно від твого місця перебування, можна контролювати, чи всі записи внесені правильно. Це особливо важливо перед виходом на пенсію або під час перевірки стажу.
Хто повинен оцифрувати паперову трудову книжку
Якщо ти зараз працюєш, то тобі пощастило: обов’язок подати сканкопію твоєї трудової книжки до Пенсійного фонду України лежить насамперед на роботодавцеві. Трудові книжки працівників, які були прийняті на роботу до 10.06.2021, вони зберігають у себе. Тому саме твій роботодавець має забезпечити сканування та передачу документів до Пенсійного фонду до 10 червня 2026 року.
Водночас працівник не залишається без варіантів: якщо роботодавець цього не зробив, людина може подати сканкопії самостійно через вебпортал електронних послуг ПФУ. Це зручно ще й тому, що подати документи можна з будь-якого місця, де є доступ до інтернету та КЕП.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно
Самостійне оцифрування відбувається через вебпортал ПФУ.
Як це зробити:
- необхідно зайти в особистий кабінет за допомогою кваліфікованого електронного підпису, у розділі «Комунікації з ПФУ»
- обрати «Відомості про трудові відносини»,
- заповнити загальні дані,
- дати згоду на обробку персональних даних,
- прикріпити сканкопії та
- підписати заяву. Результат опрацювання можна переглянути в розділі «Мої звернення».
Варто подавати скани всіх заповнених сторінок у хронологічному порядку. Копії мають бути чіткими, у кольорі, з усіма реквізитами та записами про трудовий стаж. Зазвичай їх завантажують у форматі JPG або PDF. Зверни увагу: файл має бути якісним, а сторінки — розбірливими.
Що буде, якщо не оцифрувати книжку
Якщо дані про роботу до 2004 року не потраплять до реєстру вчасно, це означатиме більше ручної роботи під час призначення пенсії. У такому разі тобі, швидше за все, доведеться окремо надавати паперову трудову книжку або інші підтверджуючі документи.
І якщо паперова книжка загубиться або пошкодиться, відновлювати стаж буде значно складніше. Саме тому оцифрування вигідне саме тобі — воно допомагає захистити дані та спростити майбутнє оформлення пенсії.
Оцифрування трудової книжки — це спосіб зберегти свою трудову історію в безпечному й зручному форматі. Якщо твої паперові записи ще не внесені до електронного реєстру, краще зроби це вже зараз. Так ти уникнеш зайвих клопотів у майбутньому, а під час призначення пенсії не доведеться терміново шукати старі документи. І тоді твій вихід на пенсію буде приємним та без клопотів.
